De overeenkomst tussen Universal Music, het Keulse Stadsarchief en de bibliotheek van Alexandrië in Egypte: geen van allen hadden ze waardevolle data op een goede manier geback-upt, die daarna door een calamiteit verloren gingen. Originele mastertapes met opnames van Elton John, Aretha Franklin, Nirvana en Aerosmith gingen bij de brand in de studio’s van Universal Music in vlammen op. In alle drie gevallen hadden de instanties geen fysieke kopie van de data op een andere plek bewaard. Daarnaast ging met name Universal Music ervan uit dat de levensduur van het materiaal bepalend was voor de bewaartermijn van de data. De levensduur van een tape wordt aangegeven met dertig jaar en de gedachte was dat ze het zo lang zouden bewaren. Er was nooit nagedacht over een back-up op een andere gegevensdrager.
Informatie op één!
Bij de meeste archieven gaat het namelijk niet zozeer om het materiaal waar de informatie op opgeslagen is. Het gaat om de informatie. Een archief kan eeuwig bestaan, als je er als archivaris maar voor zorgt dat de informatie overleeft. Dus: deze informatie regelmatig overschrijven naar een bestendig medium. Als Universal Music de tapes van Elton John tijdig naar harde schijven had gekopieerd en deze schijven desnoods nogmaals meerdere keren had gekopieerd in de loop der tijd, dan hadden we nu nog in ieder geval een kopie van de originele mastertapes. In Keulen speelde in het begin van dit decennium iets soortgelijks. Bij de bouw van een metrostation in de stad stortte een deel van het Stadsarchief in waarbij veel documenten onbruikbaar werden. Ook hier was geen fysieke back-up gemaakt. De bibliotheek van Alexandrië werd eveneens door brand getroffen en had geen goede back-up.
Hoe lang gaan je dragers mee?
De moraal van het verhaal is dat er waarschijnlijk veel instanties zijn die de regels van een goede back-up niet kennen of niet goed naleven. Universal Music had achteraf gezien al lang geleden moeten starten met het digitaliseren van mastertapes en zich moeten realiseren dat informatie langer moet meegaan dan de verwachte levensduur van het medium. Dus nogmaals: vergelijk de gewenste levensduur van de data met de verwachte levensduur van het opslagmedium, migreer de data op tijd en kies dan een opslagmedium dat lang genoeg meegaat om het aantal migratieslagen zo klein mogelijk te houden. En vergeet niet dat er calamiteiten zijn waartegen je je archief moet beveiligen, door een tweede kopie te maken en op een andere plaats te bewaren.
Silent Bricks zijn een dankbare oplossing. Ze gaan relatief lang mee, het overzetten is zeer eenvoudig en het aanmaken van een kopie is haast kinderspel.
