Maak een scheiding tussen archief- en publicatiedata!

Organisaties met grote hoeveelheden archiefdata, die bovendien die data willen publiceren, kampen steeds vaker met het dilemma om al dan niet alle data bij een cloudprovider onder te brengen. Dat lijkt misschien makkelijk, maar kent een overduidelijke keerzijde. In deze blog bespreken we de mogelijkheden om de originele archiefdata in eigen beheer te houden.

Regelmatig komen we een interessante uitdaging tegen bij onze klanten met een groot archief. Haast zonder uitzondering hebben ze grote hoeveelheden data, tussen de 80 en 300 terabyte. Dit zijn archiefdata die bewaard moeten worden en soms ook aan het publiek openbaar gemaakt worden. Denk aan documenten die onder de Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob) vallen of erfgoedarchieven. In dat laatste geval zijn deze archieven beschikbaar via een website en is opslag in de cloud een prima oplossing om dit te publiceren. De data zijn immers toch al openbaar. Opvallend is echter wel dat op deze manier het idee ontstond om álle archief- en andere data in de cloud op te slaan. De gedachte is dat de cloudprovider zorgt voor een veilige opslag en dat de data openbaar toegankelijk zijn.

Maak het onderscheid!
Het is echter wel belangrijk om een goed onderscheid te maken tussen de werkelijke archiefdata en de stukken die voor publicatie bestemd zijn. Deze publicatiestukken zijn vaak kleiner van formaat omdat ze gecomprimeerd zijn. Dat is goed genoeg om op internet te bekijken. Op zich is het prima om deze publicatiedata onder te brengen bij een clouddienst. Maar wat nu als je ze wil onderbrengen bij een andere dienstverlener, bijvoorbeeld omdat de cloudprovider stopt met het product of geen updates doorvoert. Hoe krijg je die publicatiedata terug, zonder al te veel hoge kosten en veel moeite? Kan dat überhaupt?

Zo blijf je flexibel
Laat het duidelijk zijn dat het niet makkelijker wordt naarmate er meer van deze data bij deze cloudprovider zijn ondergebracht. Bij archiefinstellingen zien we daardoor steeds meer de tendens om de originele data in eigen beheer te houden, zodat ze er ook zelf de controle over houden. Ja, dat vraagt een investering voor storage en een serverruimte en dergelijke. Maar het geeft ook flexibiliteit: desnoods maken ze de publicatiedata opnieuw met de originele data als bron. Als de cloudprovider niet meer aan de wensen en eisen van de archieforganisatie voldoet, kun je kiezen: of je haalt de publicatiedata terug, of je genereert ze opnieuw uit de brondata. Op die manier hou je altijd de controle over je eigen data.

Zorg voor een exitstrategie
Dus: zeker kan een cloudprovider in deze situatie met publicatiedata een goede dienst verlenen. Maar zorg er altijd voor dat je als organisatie een exitstrategie hebt, als je wil wisselen van dienstverlener. En dat wisselen is helemaal niet ongebruikelijk. Overheidsinstanties moeten na vier jaar een nieuwe aanbesteding voor dit werk doen en de dienst kan zo opeens bij een andere provider worden ondergebracht. Door de brondata in eigen beheer te houden, ben je ook flexibeler in de keuze van een provider voor het ondersteunen van de publicatiedata.

Denk aan Silent Bricks!
Zeker zijn Silent Bricks voor het zélf beheren van de originele data een uitstekende oplossing. Silent Bricks zijn betaalbaar, zeer veilig, vragen weinig administratie en vallen onder een langdurig servicecontract. Meer weten? We vertellen er graag over in een goed gesprek! Neem gerust contact met ons op.